نکات مهم و اساسی! در مورد نوشتن و پاسخ دادن به پست الکترونیکی ایمیلEmail

در حقیقت برای ارسال پیامهای الکترونیکی مقررات مشخص وجود دارد که در مجموع به این مقرراتNetiquette گفته می‌شود. این استانداردها اساساً به حس مشترک و احترام متقابل اشاره می‌کنند و به ما یاد آوری می‌نمایند که فردی که در آن سوی خط قرار دارد، به عنوان یک کاربر و مخاطب باید مراعات شود توجه کنید می‌بایست با درنظر گرفتن برخی از اصول، اقدام به ایجاد ارتباط نمود. اصول مشترکی که براساس قواعدی خاص تدوین شده و با کمک آنها می‌توان ارتباط مناسبی را ایجاد نمود.
در این گفتار به اختصار به نکات مهم در مورد نوشتن وپاسخ دادن به پست الکترونیکی یا همان ایمیل Email را مرور می کنیم .

● ملکه الیزابت دوم و اولین پیام الکترونیکی

به نشانه ورود رسمی به عصر کامپیوتر در انگلستان ، وقتی ملکه الیزابت دوم ، اولین پیام الکترونیکی خود را در سال ۱۹۷۶ ارسال نمود . یک گروه از متخصصین با استفاده از یک کامپیوتری بزرگ و قدیمی به او در این کار کمک کردند .
به راستی چه کسی در آن زمان فکر می‌کرد که امروزه بتوانیم به صورت مستقل در منزل یا محل کار خود ، آن هم با استفاده از کامپیوتر های کوچک و پیشرفته به این امر اقدام کنیم ؟ در واقع همواره پیشرفت تکنولوژی تأثیر و سهم زیادی بر سریعتر ، راحتتر و کم هزینه تر شدن کارها داشته است .
امروزه به جای پرداخت هزینه های زیاد و اتلاف وقت برای ارسال نامه و یا تصویری از طریق پست سنتی به هر نقطه از جهان ، و آن سوی مرزها ، می توان با کمترین هزینه و بالاترین سرعت از طریق پست الکترونیک اقدام به این کار کرد .

● دریافت و فرستادن پست الکترونیکی ؛ ایمیل E_mail

با توجه به این که دریافت و فرستادن E_mail یکی از کارهای روزمره شده و استفاده از این تکنولوژی به نوعی نمایش دهنده شخصیت ماست ، لازم دیدیم که نکاتی را برای دوستان شرح دهیم تا در مکاتبات خود دقت بیشتری نموده و احتمال موفقیت در کارهای خود را افزایش دهد.
شاید برایتان این امر تعجب انگیز باشد مگر دنیای مجازی هم چهارچوب ها ی معمول را پذیراست در صورتی که بی قیدی از مشخصه های اصلی این دنیا است ؛ این یک استدلال نادرست است.

● اول: سعی کنید مانند یک نامه معمولی رفتارکنید!

اینترنت تنها یک رسانه هست؛ رسانه ای که تنها در نقشی رسانه رقم خورده است روزی نامه بر با کاغذ و آدرس پستی نامه ما رو می فرستاد و امروز روترها؛ سرورها گیت ویتها در ستون فقرات اینترنت این زحمت را برعهده می گیرند که یک نامه الکترونیکی شما را یک چشم به هم زدن جابجا کنند ؛ سوال این است ؛ نوع انتقال یک پیام در محتوی و شیوه نگارش چه تفاوت ایجاد می کند! پس تنها در این میان بعد زمان کم رنگ شده است؛ هنوز نامه ها و نوع نگارش آن ؛ شیوه گفتگو و … نشان دهنده شخصیت شماست؛ پس اگر با اسم و عنوان رسمی خود نامه الکترونیکی ارسال می کنید؛ مواظب باشید شخصیت شما حفظ شود. فرانسوی ها عدم رعایت علایم نگارش مانند نقطه ویروگول را نشانه شخصیت مضحک شخص می دانند.

● دوم ؛ E_mail کوتاه ، مختصر

E_mail باید کوتاه ، مختصر و واضح باشد . از حاشیه پردازی و داستان سرایی پرهیز شود و جملات با گذاشتن نقطه از هم جدا شده و هر پاراگراف حداکثر ۱۰ سطر باشد .
البته برخی نوشتن کوتاه و مفید را با کوته نویسی و به کارگیری کلمات ناقص و شکسته و گاهی بی معنا جایگزین می کند؛ فعل ، فاعل ؛ مفعول و … را حذف می کنند و یا از کلمات ناقص مانند سام بجای سلام، استفاده می کنند که خیلی مطلوب نیست!!!

● عنوان نامه Subject را مطلوب انتخاب کنید

عنوان نامه ( Subject ) به خصوص با زیاد شدن هرزنامه ها که به همه‌ی کاربران ارسال می شود بسیار مهم است چون می تواند عاملی جهت خوانده یا نخوانده پاک کردن آن توسط گیرنده شود . عنوان نامه باید به قدری گویا باشد که گیرنده هرگاه آن را دید ، به محتوای نامه پی ببرد .
توجه داشته باشید که پست الکترونیکی ؛ ایمیل E_mail بدون عنوان None بدترین نوع پست الکترونیکی است که اکثراً توسط سیستم به صورت اتوماتیک و یا گیرنده حذف می شود . سعی کنید یک استاندارد خاص در نامه های الکترونیکی خود به کار گیرید مثلا hadis در نگارش عنوان نامه ؛ در ابتدا ای دی گیرنده و دونقطه و سپس نام فامیلی خود و در انتهای شرح مختصر می گذارد مانند Instructer:hadis-for_fatemeh وقتی رمز آن را پرسیدم گفت ؛ در ابتدا وقتی بخواهم نامه هایی که به Instructer فرستادم را جستجو کنم راحتم دوم فرد فامیل مرا می شناسد و در نهایت با عنوان می تواند حدس بزند موضوع از چه قرار است البته این یک استاندارد برای اوست شما می توانید برای خود نظم دیگری تعریف کنید.

● فرهنگ طرف مقابل را بدانید

چنان چه به خط و زبان لاتین می نویسید ، از نوشتن تمام کلمات به صورت حروف بزرگ ( Capital ) خودداری کنید . این کار در نگارش مانند فریاد زدن در گفتار است که نوعی بی ادبی تلقی می شود . ایمیل باید محترمانه و با حروف عادی نوشته شود .
این مثالی بود که به خوبی دریابید در هرکشوری ممکن است نوع نگارش ؛ ترکیب بندی کلمات و حتی به کارگیری جملات در جایگاه خاص معنا خاصی پیدا کند !!! تعجب نکنید شاید روزی رییس شما را مجبور کرد تا به وزیر بهداشت کشور ساحل عاج ایمیل بزنید و از او بخواهید که چه دارویی هایی در کشورش مورد نیاز است ؛ رییستان در فکر ساعل عاج است و شما حتی سلام و علیک را نمی دانید البته لازم نیست همه را بدانید اما سعی کنید قبل مکالمه با سفارت ساحل عاج تماس گرفته راهنمایی بخواهید . این درمورد شهرها و قومهای کشور نیز صادق است اما فهمیدن رفتار اقوام ایرانی ساده تر است اما درهرحال در نگارش شما بسیار پراهمیت است.

▪ یک مثال مهم

به عنوان نمونه دوستی اشاره می کرد که با دانشجویی از فنلاند از طریق محیط اینترنت آشنا شده و این دانشجوی فنلاندی پس از جلساتی گفتگو و ایجاد اعتماد و علاقمندی دو جانبه در حفظ ارتباط ، از باب دوستی و عرض ارادت ، این دوست محترم را سگی وفادار خطاب کرده است . طبیعتاً دوست ما بسیار دلخور شده و به این موضوع اشاره کرده است .
جالب اینکه این جوان فنلاندی در کمال احترام عذر خواهی کرده و گفته است که در فنلاند سگ ها بسیار مورد احترامند و در آنها افراد اگر از جهت وفاداری ، نجابت و حس مقاومت با سگ مقایسه شوند ، کاملاً به خود می بالند .

● کمی جدی برخورد کنید

هر چند که در E_mailهای دوستانه شکلکها ( Smiler) حالتی خودمانی و مهربان ایجاد می کنند ولی از به کار بردن شکلک در ایمیل های اداری جداً بپرهیزید زیرا باعث برداشتی اشتباه از شخصیت شما در نزد گیرنده می شود .
این یک مثال بود ؛ در به کارگیری کلمات و جمله بندی متن دقت لازم را انجام دهید تا خدایی ناکرده باعث آزار فرد مقابل نشوید؛ سعی کنید فکر کنید یک نامه اداری و رسمی ارسال کرده اید ؛ فرقی ندارد ، تنها فردی که وظیفه رساندن نامه را دارد به جای آقای ایکس پسچی ؛ Stmp وب سایت یاهو میل است .پس مانند وضعیت واقعی رفتار کنید.
هنگامی که برای گروهی از دوستان یک E_mail ارسال می کنید ، دیدن آدرس دیگران در متن آن چندان جالب و مؤدبانه نیست . برای پیشگیری از این حالت ، به راهنمای بخش BCC در نرم افزار مدیریت E_mail خود مراجعه کنید .
این امر به نوعی تضعیع حقوق دیگران می شود؛ شاید برخی نخواهند ای دی که به شما داده اند دست دیگران بیافتد ؛ از طرف دیگر اگر از بخش بی بی سی ارسال ایمیل جهت مخفی سازی آدرس ها می کنید ؛ حتمی به گونه در نامه خود ذکر کنید که این نامه به افراددیگر هم فرستاده شده است ؛ اینگونه حریم خصوصی افراد حرمت نهاده می شود در دنیای مجازی تمام تعاریف به حکم خود باقی است .

● نامه های اداری راه دستیابی به خود را اعلام کنید

در نامه های اداری و شغلی ، نوشتن آدرس و شماره تلفن شما بسیار الزامی است تا در صورت نیاز ، گیرنده بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد . به طور کلی نمایش و ارائه اطلاعات بیشتر برای دسترسی به شما باعث افزایش اعتبار شماست . ولی دقت کنید که این توضیحات هرگز نباید طولانی تر از متن نامه باشد .
به یاد داشته باشید در ادارات و ارگانها به خصوص دولتی ها ؛ افراد لایق و امانت داری برسر کار هستند ؛ پس دستیابی به برخی از مشخصات حوزه فردی شما نامطلوب نیست؛ البته حتمی و در اکثر نامه های اداری وشاید هم غیر اداری در انتها آدرس ایمیل باکس و ای دی خود را کامل درج کنید، شاید نامه شما به صورت مجزا و خارج از باکس بررسی قرار گرفت ؛ مانندکاغذ نامه ای که آدرس در روی آن نباشد و پاکت آن به نوعی جداشود؛ آدرس گیرنده هم نامعلوم می شود.

● نگارش و دستور صحیح زبان را رعایت کنید

نگارش و دستور صحیح زبان را رعایت کنید که در غیر این صورت گیرنده این کار شما را ، نوعی بی توجهی و بی احترامی نسبت به خود ارزیابی می کند .
می توان در دو حالت ارسال نامه را متصور شد؛ اول نامه رسمی و اداری است ؛ هرگز طرف مقابل شما دوست ندارد او را با نام کوچک و عناوین عاشقانه صدا کنید؛ القاب و عناوین رسمی نشانه احترام شما به شخصیت وی است.
در صورتی که نامه شخصی و دوستانه باشد؛ سعی کنید حدود را حفظ کنید اگر برای یک همکلاسی دانشگاه نامه می نویسید به طبع کلماتی که برای نامزدتان به کار می برید استفاده نمی کنید ؛ اینهم نشانه احترام به شخصیت دوست ؛ رفیق و حتی معشوق شماست.

● حداکثر تا ۲۴ ساعت بایدبه پست الکترونیکی خود پاسخ بدهید

به تمامی پست الکترونیکی یا همان ایمیلهایی که دریافت می کنید حداکثر تا ۲۴ ساعت باید پاسخ بدهید . در صورتی که برای مدتی در تعطیلات هستید و یا دسترسی به اینترنت ندارید ، قسمت پاسخ خودکار را در سیستم ایمیل خود فعال کنید تا فرستندگان از دریافت E_mail خود توسط شما اطمینان حاصل کنند . در صورت که پاسخ شما مبتنی بر تحقیق ؛ تفحصص؛ مذاکره و یازمان بیشتر است ضمن ارسال ایمیل دلیل تاخیر و زمان نهایی جوابگویی را به فرستنده اعلام کنید لااقل رسیدن نامه مطلع شود.

● علامت حق تقدم اضافه کنید

چنان چه نرم افزارهای مدیریت ، E_mail یا نامه ای می فرستید ، علامت حق تقدم اضافه کنید . با این کار گیرنده شکلکی در کنار E_mail خود دریافت می کند که او را از اولویت این نامه خبردار می کند . ولی این کار باعث ایجاد بی نظمی و جو عدم اعتماد نسبت به شما می شود . باید توجه داشته باشید که تمامی E_mailهایی که دریافت می شوند به یک اندازه اهمیت دارند .

● ایمیل ثابت به افراد متعدد کمتر ارسال کنید

امکان ارسال یک پیام به افراد متعدد ، یک مورد بسیار مفید محسوب می گردد ، ولی استفاده زیاد از این ابزار مطلوب نیست . از ارسال یک متن ثابت به همه Mailing ها و Newagroup ها خودداری کنید ، زیر این امر موجب رنجش اعضای آن گروه می شود .
به عبارت دیگر مطالب شخصی و یا تا حدی کم ارزش را به صورت انبوه ارسال نکنید . این کار یاوه گویی / هرزگویی نام دارد و جامعه اینترنتی این امر را تقبیح می کند .

● از صندوق الکترونیکی واحد استفاده کنید

هم در ارسال وهم در دریافت سعی کنید که از یک صندوق الکترونیکی یا میل باکس Mailbox واحد بهره بگیرید دلیل امر هم ساده است ؛ فرد مورد نظر شما سر درگم نمی شود؛ اعتبار ایمیل شما پس از یک باز ارسال حفظ می شود و کاربر می داند که این ایمیل ارسالی از فلان باکس حتمی مربوط به شماست ؛ در جوابگویی هم دچار مشکل نمی شود و می تواند به یک صندوق ایمیل خود را ارسال نماید ومطمن باشد به دست شما می رسد و تا ۲۴ بعد جواب خواهد گرفت.

● از صندوق الکترونیکی دوستتان استفاده نکنید

دلیل زیادی می توان برشمرد که شما از ایمیل دوستتان استفاده می کنید ولی من دلایل زیادی خواهم آورد که این کار جالب نیست؛ در ابتدا یک نوع بی احترامی به شخص است فرد فکر می کند شما از فاش شدن ایمیلتان ابا دارید یا مثل این ….. پست الکترونیکی هم حکم لوازم شخصی را دارد ؛ این نوع استفاده مشترک جالب نیست؛ شاید هم فرد یا ارگان یک جواب کاملا سری ومجرمانه فرستاد که دوستتان ناگزیز آن را بخواند اگر مسله فاش شود تقصیر کار شما هستید و هزاران دلیل ؛ حالا که ساختن یک پست الکترونیکی و شناسه کاربری رایگان و حد چند ثانیه است لطفا اقدام کنید.

● با هماهنگی پیوست بفرستید

با توجه به اینکه ویروسها از طریق پیوست ( Attachement ) کامپیوترها را آلوده می کنند ، فرستادن پیوست بدون هماهنگی با گیرنده ممکن است از سوی گیرنده گستاخی تلقی شود . پس بهتر است نخست از او پرسید که آیا مایل است پیوستی دریافت کند یا خیر ؟ و سپس برایش ، نامه با پیوستی که حداکثر یک مگابایت است فرستاده شود .
سعی کنید پیوست مطمن ترین دوستانتان را قبل از اطمینان از صحت آن باز نکنید؛ تنها راه ورود ویروس و کدهای مخرب همین پیوستها ذکر شده است!!! فراموش نکنید شاید دوست شما قابل اعتماد است اما ممکن است ایمیل وی قابل اعتماد نباشد همین کافی است بگوییم نرم افزارهایی هک طراحی شده اند که یک ایمیل واقعی با آدرس نام و حتی مشخصات واقعی می فرستند بدون آنکه حتی خود صاحب صندوق هم به جعلی بودن آن پی ببرد تنها می توانید تلفنی از دوستتان در موردصحت پست الکترونیکی سوال کنید .

● با تروجان ؛ ویروس و کرمها شوخی نکنید

با تروجان ؛ ویروس و کرمها شوخی نکنید این نکته لازم به توضیح نیست؛ بسیاری از بچه هکرها و تازه وارده ها به محض یادگیری اولین نرم افزار و یا روش هک یا کرک ؛ یک تروجان یا کرم دست ساز ساخته به پست الکترونیکی دوست خود ارسال می کنند ؛ دوست متقابل با اعتماد به فرد ایمیل را باز می کند در بهترین حالت موضوع با به دست آوردن پاسورد طرف و یک شوخی اتمام می رسد اما ممکن با حضور این تروجان ؛ ویروس یا کرم یاهر کد مخرب ؛ کامپیوتر دوست شما مورد هجوم هزاران هکر رنگارنگ و حرفه ای قرار گیرید دوست که ندارید عکس خانوادگی دوستتان جیمی در وبلاگهای منتشر شود!!!!

● هیچ پست الکترونیکی را باز نکنید

بهترین راه برای اینکه دچار حوادث دور از انتظار و مخرب اینترنتی نشوید مانند گرفتاری به تروجان و کدهای مخرب ؛ انتشار ویروس در سطح شبکه ؛ نفوذ هکرهای کلاه سیاه و … این است که هرگز وارد اینترنت نشوید؛ اگر شدید سعی کنید از وبلاگها و وب سایتها بازدید نکنید لااقل سعی کنید از وبلاگها و وبسایتهای معتبر استفاده کنید چون یکی از عوامل منتشر کننده همین وبلاگها و وبسایتها غیررسمی هستند؛ سعی کنید صندوق پست الکترونیکی را بازنکنید اگر هم مجبورید سعی کنید حتمی پست الکترونیکی غریبه ها را باز نکنید؛ یکی دیگر از اگر منتظر ایمیل از دوستتان نبودید حتمی قبل از هرکاری او را تلفنی در جریان بگذارید یادتان باشد ساختن یک ایمیل جعلی مثل آب خوردن است؛ اگر هم به دوستتان دسترسی ندارید به هیچ وجه ایمیل را باز نکنید بهترین راه برای انهدام یک نامه الکترونیکی مشکوک پاک کردن آن است بدون اینکه آن را باز کنید یا جایی کپی کنید ؛ پا ک کنید برروی هیچ لینکی در ایمیل هم کلیک نکنید!!!

نکات کلیدی در رابطه با حفظ امنیت صندوق پست الکترونیکی

داشتن یک کلمه عبور ایمن اولین شرط ایمن باقی ماندن صندوق پست الکترونیک شما

داشتن یک کلمه عبور ایمن اولین شرط ایمن باقی ماندن صندوق پست الکترونیک شما است اما راه‌های دیگری برای دستیابی به پست الکترونیک وجود دارد که به کلمه عبور نیز نیازمند نیست و حتی اگر از کلمه عبور ایمنی نیز استفاده کنید، ممکن است این روش‌ها برای سرقت همیشگی داده‌های صندوق پست الکترونیک شما به کار گرفته شود.

برخی از نکات اولیه برای ایمن نگه‌داشتن پست الکترونیک در رابطه با حفظ امنیت صندوق پست الکترونیکی به شما ارائه می دهیم.

داشتن یک کلمه عبور ایمن اولین شرط ایمن باقی ماندن صندوق پست الکترونیک شما است اما راه‌های دیگری برای دستیابی به پست الکترونیک وجود دارد که به کلمه عبور نیز نیازمند نیست و حتی اگر از کلمه عبور ایمنی نیز استفاده کنید، ممکن است این روش‌ها برای سرقت همیشگی داده‌های صندوق پست الکترونیک شما به کار گرفته شود.

هر سرویس اینترنتی که به کلمه عبور نیازمند باشد، روشی برای بازیابی این کلمه در اختیار کاربر خود قرار می‌دهد. این روش‌ها در میان سرویس‌دهنده‌های مختلف متنوع‌اند.

روش کلاسیک برای بازیابی کلمه عبور، استفاده از آدرس صندوق پست الکترونیک ثانویه است.

بدین ترتیب که وقتی کلمه عبور خود را فراموش می‌کنید و یا به هر ترتیبی آن کلمه عبور را از دست می‌دهید، می‌توانید از سرویس‌دهنده خود تقاضا کنید تا امکان دسترسی به پست الکترونیک شما را با ارسال یک لینک به ایمیل ثانویه مشخص شده، ممکن سازد. این لینک شما را به صفحه‌ای هدایت می‌کند تا کلمه عبور تازه‌ای برای صندوق پست الکترونیک خود انتخاب کنید.

این روش چندان ایمن نیست چرا که اصولا منطقی به نظر نمی‌رسد که برای حفظ امنیت پست الکترونیک از پست الکترونیک استفاده شود و کاربر همیشه باید نگران ایمن نگه داشتن پست‌الکترونیک تازه‌ای باشد که آن هم به پست الکترونیک دیگری وابسته است.با این وجود در بیشتر سرویس‌دهنده‌ها این انتخاب اجباری است.

در این مورد توصیه می‌شود یک بار و برای همیشه یک آدرس غیر واقعی در این بخش وارد نمایید البته به شرطی که به حافظه خود در به یاد سپردن کلمه عبور و کلمه کلیدی بازیابی اعتماد داشته باشید.

بعد از این که آدرس یک صندوق پست الکترونیک به عنوان آدرس ثانویه در ثبت‌نام جدید به کار گرفته می‌شود، یک نامه به آدرس صندوق پست الکترونیکی ثانویه ارسال خواهد شد.

در بیشتر مواقع این نامه شامل نام آدرس کامل صندوق پست الکترونیکی است که شما به تازگی ایجاد کرده‌اید.

توصیه می‌شود آن نامه را فورا حذف کنید چرا که اگر این آدرس پست الکترونیک به هر دلیلی در اختیار شخص دیگری قرار بگیرد به سادگی آدرس‌های دیگر شما نیز مورد هجوم قرار خواهد گرفت.

پس از بازیابی پست الکترونیک به این روش نیز نامه‌های دریافتی مربوط به بازیابی کلمه عبور را حذف کنید.

روش دوم، استفاده از سوال خصوصی است. در واقع اصل خود سوال مهم نیست بلکه پاسخی که ارائه می‌کنید، اهمیت دارد.

بنابراین توصیه می‌شود در این زمینه زیاد صادقانه رفتار نکنید و سوال و جواب را به یکدیگر مربوط ندانید.

به عنوان مثال عده زیادی از این سوال که سال تولد شما چه سالی است یا در کجا متولد شده‌اید استفاده می‌کنند و پاسخ‌های واقعی را نیز ارائه می‌کنند.

این اطلاعات را عده زیادی می‌دانند و لزومی ندارد که با ارائه یک پاسخ واقعی ریسک کنید. در پاسخ از یک کلمه یا عبارت دلخواه استفاده کنید که به هیچ وجه به پرسش ارتباطی نداشته باشد.

روش سوم، استفاده از سرویس بازیابی تلفنی است. در این روش، کاربر با استفاده از تلفن همراه خود می‌تواند کلمه عبور صندوق پست الکترونیک خود را بازیابی کند.

این روش امنیت بیشتری نسبت به روش‌های دیگر ارائه شده دارد، به شرطی که به خوبی از تلفن همراه خود محافظت کرده و دیگر این که اهل خرید و فروش سیم‌کارت تلفن همراه خود نباشید چرا که امنیت مهم‌ترین اطلاعات خصوصی شما در فضای مجازی، به تلفن همراه شما گره خواهد خورد.

شرکت اینتل پردازنده‌های خود را به یک شناسه سخت‌افزاری منحصر‌به‌فرد مجهز کرده است که هویت کاربر با آن پیوند خواهد خورد.

البته باید گفت این روش می‌تواند در بالا بردن امنیت شخصی کاربر موثر باشد اما فضای خصوصی او را به خطر خواهد انداخت.

تا آن زمان، باید از روش‌های موجود به بهترین نحو ممکن بهره‌برداری کرد تا مبادا دست سارقان اطلاعات به داده‌های شخصی باز شود.